Privacyverklaring Christelijke Brassband Hosannah

Laatst bijgewerkt: 7 juli 2026

Christelijke Brassband Hosannah (hierna: “Hosannah”, “wij” of “de vereniging”) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we op een heldere en transparante manier uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen en hoe wij met jouw gegevens omgaan. Wij houden ons daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Christelijke Brassband Hosannah is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

• Naam: Christelijke Brassband Hosannah
• Adres: Dirk Boutsstraat 36, 8932 CT Leeuwarden
• KvK-nummer: 40000076
• IBAN: NL53 RABO 0335 4991 12
• E-mail: info@brassband-hosannah.nl
• Website: https://brassband-hosannah.nl

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact op met het bestuur (ter attentie van de secretaris) via info@brassband-hosannah.nl.

2. Van wie verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

• Leden;
• Jeugdleden (minderjarige leden) en hun ouders of wettelijk vertegenwoordigers;
• Donateurs en sponsors;
• Dirigenten, docenten en vrijwilligers die bij de vereniging betrokken zijn;
• Bezoekers van onze website en mensen die via een contactformulier of e-mail contact met ons opnemen.

3. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

3.1 Leden en jeugdleden

Je meldt je aan als lid via ons aanmeldformulier, waarop je jouw gegevens noteert (bij jeugdleden noteer je de gegevens van het lid én van de ouder of wettelijk vertegenwoordiger). Voor de ledenadministratie, de organisatie van repetities, optredens en activiteiten en de communicatie met onze leden verwerken wij de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer

Bij jeugdleden (minderjarigen) verwerken wij daarnaast van de wettelijk vertegenwoordiger (ouder/verzorger):

• Naam
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer

Voor het innen van de contributie via SEPA-automatische incasso verwerken wij bovendien:

• IBAN-bankrekeningnummer
• Tenaamstelling van de bankrekening
• Adresgegevens van de rekeninghouder

Doel: het uitvoeren van het lidmaatschap, het bijhouden van de ledenadministratie, het innen van contributie, het informeren over en organiseren van repetities, optredens en activiteiten, en de onderlinge communicatie.

Als lid ontvang je automatisch onze nieuwsbrief, waarmee wij je informeren over concerten, activiteiten en het reilen en zeilen van de vereniging. Je kunt je op elk moment voor de nieuwsbrief afmelden via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief.

3.2 Donateurs en sponsors

Van donateurs en sponsors verwerken wij:

• Naam
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• IBAN, inclusief tenaamstelling en adresgegevens van de rekeninghouder

Doel: het onderhouden van het contact met donateurs en sponsors, het verwerken van giften en bijdragen, en het versturen van informatie over de vereniging.

3.3 Websitebezoekers en contactformulieren

Op onze website (https://brassband-hosannah.nl) kun je via een contactformulier of per e-mail contact met ons opnemen. Daarbij verwerken wij de gegevens die je zelf invult, zoals je naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht.

Doel: het beantwoorden van je vraag of het opvolgen van je aanmelding of verzoek.

3.4 Dirigenten, docenten en vrijwilligers

Dirigenten en (vak)docenten huren wij op zakelijke basis in; zij werken als zelfstandige (ZZP). Vrijwilligers zetten zich onbetaald voor de vereniging in. Van hen verwerken wij de gegevens die nodig zijn voor het contact en de onderlinge communicatie, zoals naam en contactgegevens. Bij ingehuurde dirigenten en docenten verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn om een factuur te kunnen betalen (zoals IBAN en tenaamstelling).

Doel: het maken en uitvoeren van zakelijke afspraken met ingehuurde dirigenten en docenten, het afhandelen van facturen en betalingen, het coördineren van de inzet van vrijwilligers en de onderlinge communicatie.

Voor informatie over cookies en websitestatistieken, zie hoofdstuk 8.

4. Op welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat:

• Uitvoering van een overeenkomst: door je aanmelding als lid ontstaat een lidmaatschapsverhouding. De bij de aanmelding gevraagde gegevens hebben wij nodig om je lidmaatschap uit te voeren, zoals het bijhouden van de ledenadministratie, het innen van contributie en het informeren over activiteiten. Dezelfde grondslag geldt voor de zakelijke afspraken met de dirigenten en docenten die wij inhuren.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor de onderlinge communicatie binnen de vereniging, het versturen van de nieuwsbrief aan onze leden, het coördineren van de inzet van vrijwilligers, het organiseren en laten functioneren van de vereniging en het doen van verslag van onze activiteiten met foto- en videomateriaal (zie hoofdstuk 7).
• Toestemming: bijvoorbeeld voor het publiceren van herkenbare portretfoto’s en voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. Je kunt gegeven toestemming altijd weer intrekken.
• Wettelijke verplichting: financiële en administratieve gegevens bewaren wij om te voldoen aan onze fiscale bewaarplicht.

Bij jeugdleden onder de 16 jaar wordt het lidmaatschap aangegaan door of met instemming van de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger. Voor de gegevens die noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap baseren wij ons op de uitvoering van de lidmaatschapsverhouding. Voor verwerkingen waarvoor toestemming vereist is, zoals het publiceren van herkenbare foto’s en video’s, vragen wij toestemming aan de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger.

5. Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij verstrekken jouw gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden. Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die ons helpen bij het uitvoeren van onze taken (verwerkers) of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Met verwerkers die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten om jouw gegevens goed te beschermen.

Wij maken gebruik van de volgende diensten:

• Conscribo – voor de leden- en financiële administratie.
• Rabobank – voor het verwerken van de SEPA-automatische incasso’s.
• Mailchimp – voor het versturen van nieuwsbrieven.
• Onze eigen mailserver – voor het versturen van e-mails naar leden.
• Konzertmeister – voor de planning van activiteiten en optredens. Wij verstrekken aan Konzertmeister uitsluitend een e-mailadres om een lid een uitnodiging te kunnen sturen; het account maakt het lid vervolgens zelf aan.

Wij zijn aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Muziekorganisatie (KNMO) en de Organisatie van Muziekverenigingen in Fryslân (OMF). In de regel delen wij met deze organisaties geen individuele persoonsgegevens, maar uitsluitend geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens (zoals het aantal leden).

Sommige van onze dienstverleners (zoals Mailchimp) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen.

6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

• Leden en donateurs: bij beëindiging van je lidmaatschap of donateurschap vragen wij of wij je contactgegevens mogen bewaren om je op de hoogte te houden van activiteiten en concerten, bijvoorbeeld voor jubileumactiviteiten waarbij wij ook graag oud-leden betrekken. Geef je hiervoor geen toestemming, dan verwijderen wij je gegevens binnen maximaal 12 maanden uit de door ons beheerde systemen. Deze termijn stelt ons in staat om administratieve zaken correct af te handelen – zoals openstaande contributies, de financiële controle over het verenigingsjaar en vragen rondom het beëindigde lidmaatschap – en om je gedurende een korte overgangsperiode nog te kunnen informeren over activiteiten en concerten.
• Dirigenten, docenten en vrijwilligers: hun gegevens bewaren wij zolang zij bij de vereniging betrokken zijn en daarna niet langer dan nodig; financiële gegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht.
• Financiële gegevens: deze bewaren wij gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar.

7. Foto’s en video’s

Tijdens repetities, optredens en activiteiten worden foto’s en video’s gemaakt. Wij kunnen dit beeldmateriaal publiceren op onze website en op onze social-mediakanalen (Instagram en Facebook) om verslag te doen van onze activiteiten en de vereniging onder de aandacht te brengen.

Voor algemene sfeer- en verslagbeelden van onze activiteiten baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang. Wij maken hierbij steeds een afweging tussen het belang van de vereniging om verslag te doen van haar activiteiten en de privacy van de betrokkenen. Voor beeldmateriaal waarop een persoon herkenbaar en nadrukkelijk in beeld is (zoals een portretfoto), vragen wij vooraf toestemming. Bij minderjarige leden vragen wij deze toestemming aan de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger.

Heb je voor beeldmateriaal toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken; wij verwijderen het betreffende beeldmateriaal dan zo snel mogelijk. Voor beeldmateriaal dat wij op grond van ons gerechtvaardigd belang plaatsen, kun je bezwaar maken tegen het gebruik. Wij verwijderen dit beeldmateriaal wanneer je daarvoor een redelijk belang aangeeft; een louter subjectieve voorkeur (bijvoorbeeld “ik vind de foto niet mooi” of “mijn haar zit niet goed”) vormt op zichzelf geen grond voor verwijdering. Neem voor een verzoek contact met ons op via info@brassband-hosannah.nl.

Wij nemen ook deel aan activiteiten en evenementen die door anderen worden georganiseerd. De organisator daarvan kan zelf foto’s en video’s maken en publiceren. Daarop hebben wij geen invloed; voor de verwerking van dat beeldmateriaal is de betreffende organisator verantwoordelijk.

8. Cookies en websitestatistieken

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan de website op je apparaat worden opgeslagen. Wij gebruiken onder meer analytische cookies om het gebruik van onze website te meten en te verbeteren, en cookies waarmee content (zoals van social media) kan worden gedeeld en getoond.

Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website vragen wij vooraf jouw toestemming via de cookiebanner. Je kunt jouw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen of intrekken via de instellingen van je browser.

9. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan. Denk hierbij aan het gebruik van beveiligde verbindingen en het maken van afspraken (verwerkersovereenkomsten) met onze dienstverleners. Binnen de vereniging hebben uitsluitend bestuursleden en andere functionarissen die deze gegevens voor hun taak nodig hebben toegang tot persoonsgegevens.

Wanneer zich onverhoopt een datalek voordoet, handelen wij conform de AVG en melden wij dit indien nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen.

Heb je de indruk dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op via info@brassband-hosannah.nl.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering: je mag ons vragen jouw gegevens te wissen (het “recht om vergeten te worden”).
• Recht op beperking: je mag ons vragen de verwerking van jouw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens.
• Recht op dataportabiliteit: je mag jouw gegevens in een gestructureerde vorm ontvangen of laten overdragen.
• Recht om toestemming in te trekken: heb je toestemming gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een verzoek naar info@brassband-hosannah.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou afkomstig is, kunnen wij je vragen je te identificeren. Wij reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen één maand, op je verzoek.

11. Klachten

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de nationale toezichthouder op het gebied van privacy. Dat kan via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten gaan gebruiken of wanneer wet- en regelgeving daarom vraagt. De meest actuele versie vind je altijd op onze website. Bovenaan deze verklaring staat de datum van de laatste wijziging.